Remote
Workshop

Ablauf, Elemente und Tipps für einen gelungenen Remote Workshop

Workshop

vor dem
Workshop

 

Planung

Der Aufwand für die Vorbereitung eines Remote Workshops ist auf keinen Fall geringer als der Aufwand, einen Präsenz-Workshop vor Ort vorzubereiten. Nehmen Sie sich Zeit und denken Sie sowohl Inhalt als auch Technik mit. Dann kann nichts schiefgehen.

  • Moderation: Entscheiden Sie vorab, wer die Moderator*innen-Rolle übernimmt.
  • Co-Moderation: Planen Sie eine Co-Moderation für technischen Support, ein. Die Aufgaben der Co-Moderation sind vor allem: den Chat beobachten, Impulse in den Chat schreiben, Breakout-Räume erstellen, Umfragen erstellen und monitoren.
  • Dritte Person als Support: Bei großen oder sehr komplexen Workshops (pi mal Daumen ab etwa 30 Personen oder Workshops mit drei parallel moderierten Sessions) lohnt es sich, eine dritte Person für den technischen Support einzuplanen 
  • Umfang: Planen Sie ihre Remote Workshops weniger umfangreich, als Sie es bei einem Präsenz-Workshop tun würden. Wir empfehlen entweder ein Mal drei Stunden mit kurzen Pausen oder jeweils zwei Stunden am Vormittag und Nachmittag.
  • Pausen: Es gilt die Daumenregel: Planen Sie nach einer Stunde Workshop zehn Minuten Pause ein.
  • Vorbereitung im Team: Um Zeit zu sparen, gliedern Sie Elemente aus Workshop aus. Sammeln Sie beispielsweise vorab Daten durch Umfragen, geben Sie zur Vorbereitung Lesematerial aus und schreiben Sie genauere Briefings für die Teilnehmer*innen.
  • Ablaufplanung: Um auf jeden Fall in der Timeline zu bleiben, planen Sie den Ablauf des Workshops am besten vorher in einem kollaborativen Tool wie beispielsweise Google Docs, Trello – oder in unserem Lieblings-Tool „Sessionlab”.
  • Tools: Beschränken Sie sich bei den verwendeten Tools auf maximal drei unterschiedliche pro Workshop (beispielsweise Zoom für den Austausch, Mural als gemeinsames Whiteboard, Mentimeter oder ein anderes Feedback Tool für die Stimmungsabfrage), sonst könnten Sie Ihre Teilnehmer*innen überfordern.
  • Mindset: Machen Sie sich klar, dass Remote Meetings keine Telefonkonferenzen sind.

 

 

Kommunikation

„Moment, ich muss mir noch kurz Zoom runterladen.” – diesen Satz möchten Sie nicht hören, wenn Ihre Workshop-Uhr schon läuft. Sorgen Sie mit einer transparenten Kommunikation im Vorfeld dafür, dass sich alle zur rechten Zeit im rechten Tool treffen.

  • Kalender: Schicken Sie mit der Einladung zum Kalendertermin direkt den Videokonferenz-Link mit – dann muss am Tag der Tage niemand lange suchen.
  • Vorab-Mail: Stellen Sie alle Hinweise zum Workshop in einer Mail zusammen. Verteilen Sie Infos nicht auf mehrere Mails, sonst wird es unübersichtlich.
  • Technik-Check: Schon bei kleineren Workshops lohnt sich ein Technik-Check vorab. Wenn möglich, planen Sie einen gemeinsamen kurzen Termin mit dem Team ein, in dem Sie alle technischen Fragen klären.
  • Telefon-Support: Bieten Sie Ihrem Team einen Telefon-Support an, falls jemand am Workshop-Tag technische Probleme haben sollte. Ein*e Co-Moderator*in ist dafür die beste Person.

 

 

Technik und Tools

Klar, für einen Remote Workshop braucht es ein bisschen mehr Technik als nur Post-it’s und Stifte. Aber nach Monaten im Homeoffice sind die meisten Tools für Ihr Team wahrscheinlich nicht mehr ganz so fremd. Ein paar Dinge sollten Sie dennoch beachten:

  • Sicherheit: Stellen Sie für Ihre Videokonferenz einen Passwortschutz ein, um ungebetene Gäste zu vermeiden. Es lohnt sich auch, einen Warteraum einzurichten, in dem Sie die Teilnehmer*innen sammeln und erst eintreten lassen, wenn Sie bereit sind. Wenn Sie Workshops mit unbekannten Teilnehmer*innen planen, sorgen Sie dafür, dass im Chat keine Dateien geteilt werden können. 
  • Eigener Technik-Check: Vor jedem Workshop sollten Sie Ihre eigene Technik wie die verwendeten Tools, Ihre Kamera und Ihr Mikrophon testen. Nehmen Sie am besten über Lan-Kabel und nicht über WLAN am Workshop teil – man weiß nie, wer im Haushalt parallel Netflix streamen oder Minecraft zocken möchte. 
  • Virtual Background: Falls es Ihnen lieber ist, richten Sie sich einen virtuellen  Hintergrund ein. Alls Moderator*innen könnten Sie zum Beispiel den selben Hintergrund nutzen um als solche erkannt zu werden.
  • Wartezimmer-Tipps: Befüllen Sie ihren Zoom-Warteraum mit Tipps zu Videokonferenzen um die Wartezeit zu verkürzen. Ein Hinweis: Im Zoom-Warteraum funktionieren leider keine Links.

 

Während des
Workshops

 

Moderation

Die Moderation ist die zentrale Rolle des Workshops. Sie sorgt dafür, dass alle produktiv arbeiten können, hat strukturell und inhaltlich alles im Blick und sorgt für gute Stimmung. In Remote Workshops sollten Sie aber besonders hierauf achten:

  • Rolle: Seien Sie sich Ihrer Rolle als methodische*r Begleiter*in bewusst und lassen Sie sich nicht in inhaltliche Diskussionen einbinden – auch wenn es manchmal schwer fällt.
  • Struktur: Formulieren Sie ganz klar das Ziel des Termins und verfolgen Sie den Weg dahin bewusst.
  • Orientierung: Als Moderation leiten Sie die inhaltliche Diskussion und geben immer wieder Orientierung, an welchem Punkt des Workshops sich die Gruppe gerade befindet.
  • Schutz der Gruppe: Versuchen Sie, ausufernde Diskussionen zwischen Einzelpersonen charmant abzumoderieren, geben Sie ihnen jedoch zu einem späteren Zeitpunkt Zeit und Raum für die Klärung.
  • Klarheit: Geben Sie klare Arbeitsaufträge und fragen Sie nicht zu offen, wer als nächstes sprechen möchte. Wenn Sie nicht alle Teilnehmer*innen einzeln „dran nehmen” wollen, lassen Sie die Teilnehmer*innen untereinander das Wort weiterreichen.
  • Sichtbarkeit: Machen Sie Positionen und Meinungen sichtbar und geben Sie allen in der Gruppe Raum, sich äußern zu können. Gut dafür sind beispielsweise non-verbale Tools wie Mural.

 

 

Ankommen

In einem Remote Workshop gibt es einiges zu klären, bevor Sie richtig loslegen können. Planen Sie deshalb mindestens fünf Minuten für das Ankommen ein.

  • Pünktlichkeit: Öffnen Sie schon fünf bis zehn Minuten vor dem offiziellem Termin den Raum, damit alle genügend Zeit zum Ankommen haben.
  • Sprechende Namen: Bitten Sie die Teilnehmer*innen, sich im Tool umzubenennen. Neben dem Namen können Sie auch zum Beispiel die Stadt, in der die Person sich befindet, in die Zoom-Benennung aufnehmen. Wenn eine Person es nicht selbst schafft, sich umzubenennen, können Sie das als Host des Meetings für sie übernehmen.
  • Funktionen: Starten Sie jede Videokonferenz damit, die Grundfunktionen des Tools und die Nettiquette (zum Beispiel Stummschaltung, Handzeichen bei Wortmeldung oder die Nutzung des Chats) zu erklären.
  • Video: Weisen Sie darauf hin, dass Teilnehmer*innen sehr gern die Video-Funktion aktivieren dürfen um mehr Gefühl für die Gruppe zu bekommen.

 

 

Kennenlernen

Normalerweise würden Sie bei Kaffee und Keksen beisammenstehen und über die Anfahrt plaudern. In einem Remote Workshop bedarf das Ankommen im Tool ein wenig mehr Planung, um das viel zitierte Eis zu brechen.

  • Check-In planen: Planen Sie für den Start des Workshops immer einen Check-In – also eine einleitende Frage – ein. Dabei ist wichtig: Wie gut kennt sich die Gruppe? Je besser sich die Teilnehmer*innen kennen, desto persönlicher kann der Check-in sein
  • Bei wenig Zeit: Wenn Sie nicht viel Zeit haben, machen Sie einen schnellen Check-In über den Chat. Stellen Sie die Frage im Chat und lassen Sie alle Teilnehmer*innen gleichzeitig ihre Antwort abschicken. Lesen Sie gemeinsam die Antworten durch.
  • Bei kleinen Gruppen: Lassen Sie alle Teilnehmer*innen schon zu Beginn zu Wort kommen, dann ist die erste Hürde des sich-zu-Wort-meldens für viele schon geschafft.
  • Bei größeren Gruppen: Damit bei 20 Teilnehmer*innen keine halbe Stunde für das Ankommen aufgewendet werden muss, können Sie die Gruppe in Breakouts zum Kennenlernen aufteilen. Geben Sie den Gruppen ein bis zwei Leitfragen als Gesprächsaufhänger mit in die Breakout-Räume.

 

 

Methoden

Die Methoden für einen Remote Workshop unterscheiden sich gar nicht so sehr von den Methoden für einen vor-Ort-Workshop. Allein die Durchführung muss ein wenig auf die digitalen Tools angepasst werden. Hier eine kleine Auswahl:

  • Zum Netzwerken: Wir lieben die Methode „Impromptu Networking” aus den Liberating Structures. Diese Methode funktioniert auch virtuell in Videokonferenz-Tools mit Breakout-Optionen super. Planen Sie zwei bis drei Runden mit jeweils vier Minuten und ein bis zwei Fragen ein.
  • Für Arbeit in Kleinrguppen: Arbeiten Sie in Sessions an mehreren Themen parallel. Lassen Sie, wie bei einem Barcamp, die Teilnehmer*innen ihre Themenvorschläge in der Gruppe pitchen und bitten Sie die Gruppe, in ihren Namen die Nummer der Session aufzunehmen, die sie am meisten interessiert. Dann können Sie als Moderator*in die Teilnehmer*innen ganz einfach den Sessions zuordnen und in Breakout-Räume schieben.
  • Brainwriting: Große Brainstormings sind in Videokonferenzen besonders anstrengend. Stattdessen nutzen wir gerne die Methode des „Brainwriting” und lassen Teilnehmer*innen im Chat ihre Ideen austauschen.
  • Brainwriting II: Wenn das Brainwriting ein bisschen komplexer ausfällt und Sie Ideen sortieren und bewerten wollen, nutzen Sie am besten Whiteboard Tools wie Mural oder Miro.
  • Für Diskussionsrunden: Um unmoderierte Diskussionsrunden zu vermeiden, nutzen wir gerne das Fishbowl-Format. Das lässt sich in Videokonferenzen sehr gut adaptieren. 
  • Um Themen kennenzulernen: Ein World-Café funktioniert online genauso gut wie offline. Richten Sie thematische Breakout-Räume mit einer festen Moderation ein und lassen Sie die Teilnehmer*innen nach und nach alle Räume besuchen. 
  • Inspiration und Impulse: Das Screen Sharing in Videokonferenz-Tools ist für Präsentationen gut geeignet. Sammeln Sie während des Vortrages Fragen im Char und lassen Sie die Fragen von der Co-Moderation aufgreifen. 

 

 

Energizer

Drei Stunden am Schreibtisch sitzen und die ganze Zeit in einen Bildschirm schauen – das macht auf Dauer müde. Planen Sie kleine Bewegungsspiele in Ihren Workshop ein um die Stimmung und die Körper der Teilnehmer*innen aufzulockern.

  • Die Übersicht: Hier finden Sie eine Sammlung verschiedenster Energizer.
  • Das Escape Game: Entschärfen Sie in der Pause gemeinsam eine Bombe mit dem virtuellen Escape Game „Escape the Boom” 
  • Das verrückteste Gerät: Geben Sie den Teilnehmer*innen eine Minute Zeit, um das verrückteste Gerät aus der Küche, dem Wohnzimmer oder dem Badezimmer zu suchen. 
  • Das Gif-Turnier: Ein Energizer, der auf einem Whiteboard Tool gespielt werden kann, ist das Gif-Turnier. Geben Sie in Miro oder Mural ein Thema vor und lassen Sie die Teilnehmer*innen innerhalb von 30 Sekunden ein passendes Gif heraussuchen. Im späteren Voting entscheidet die Gruppe, welches Gif gewinnt.

 

 

Abschluss

So wie jeder Workshop einen Check-In braucht, ist auch ein Check-Out essentiell. Geben Sie Raum und Zeit für die Reflektion des Gelernten.

  • Reflektion: Nutzen Sie den Chat und lassen Sie die Teilnehmer*innen folgende Fragen beantworten: „Das habe ich heute gelernt:” / „Darüber bin ich heute gestolpert:” / „Diese Frage geht mir noch durch den Kopf:” Sorgen Sie dafür, dass die Teilnehmer*innen ihre Antworten immer gleichzeitig absenden.
  • Check-Out: Lassen Sie jede*n noch einmal zu Wort kommen. Sinnvoll ist es, den Check-Out zeitlich zu beschränken. Führen Sie beispielsweise den 3-Wort-Check-Out ein.

 

nach dem
Workshop

 

Nachbereitung

Der Workshop ist geschafft, doch eine kleine Sache fehlt noch: die Nachbereitung. Unsere Tipps:

  • Zeit blocken: Planen Sie schon während der Vorbereitung Zeit für die Nachbereitung im Anschluss an den Workshop ein. Vor allem, wenn Sie den Workshop im Team moderiert haben, hilft diese Zeit für eine gemeinsame Reflexion.
  • Nachfassen: Schreiben Sie eine Mail an alle Teilnehmer*innen mit Links zum Material und zu Vernetzungsmöglichkeiten untereinander.
  • Zusammenfassen: Laden Sie mögliche Whiteboards aus den Tools als PDF herunter und stellen Sie es dem Team zur Verfügung.
  • Reflektieren: Planen Sie in ihrem Team eine Retrospektive zum Workshop und halten Sie gemeinsam alles fest, was Sie gelernt haben.

 

Remote Know-How – Das Plakat

Hier könnt ihr euch das Plakat als PDF zum Selbstausdrucken herunterladen

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Jacob Chromy

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Jacob Chromy +49 (0) 6151 850 798 14