Hüben wie drüben

Teamentwicklungs-Workshops in Präsenz? Viel und gerne. Teamentwicklungs-Workshops remote? Unser neuer Standard. Teamentwicklungs-Workshops hybrid? Ein Schnupfen brachte den Durchbruch. 

Hybrid geplant war dieser Workshop ohnehin: Zum Teambuilding-Workshop unseres Kunden sollten Teilnehmer*innen aus Indien und England zugeschaltet werden. Zugeschaltet, das Wort sagt es schon: Irgendwo ist der Hauptort, die anderen kommen dazu. Was aber, wenn auch die Hauptmoderation nur remote dabei ist? Ein Schnupfen machte es nötig – und zwei Eulen möglich.

Grundvoraussetzung für einen guten Workshop: Alle Teilnehmer*innen müssen sich gegenseitig gut verstehen. Niemand darf und soll sich durch technische Hürden abgehängt fühlen. Vor Ort Headsets zu nutzen oder gemeinsam vor einem Laptop zu kuscheln, hatten wir in internen Meetings und Workshops bereits ausprobiert und als unpraktikabel empfunden. Wir entschieden uns dazu, zwei Meeting Owls anzuschaffen. Eulfriede und Hedwig sehen nicht nur putzig aus, sie sind eine Kombination aus 360°-Kamera, integriertem Mikrofon und Lautsprecher und sorgen dafür, dass alle im Raum gesehen und gehört werden.

Bei der inhaltlichen Planung des fünfstündigen hybriden Workshops stand für uns eines im Mittelpunkt: Egal ob vor Ort oder vor dem Laptop – wir wollen alle in den Austausch bringen und so das Teamgefühl stärken.

• • Zur Begrüßung trafen wir uns in der großen Runde. Wir setzten uns im Halbkreis um Meeting Owl Hedwig und den Monitor, auf welchem der Zoom-Raum mit allen Remote-Teilnehmer*innen zu sehen war. Für den Check-in nutzten wir Mentimeter. Die Vor-Ort-Teilnehmen*innen zückten dafür ihr Smartphone, sodass alle unabhängig von ihrem Standort mitmachen konnten.

• • Auch der Safety-Check, mit dem wir herausfinden, wie sicher sich jede*r in der Gruppe fühlt, Dinge an- und auszusprechen, fand in diesem Setting statt. „Menti“ hat sich auch hier als standortübergreifendes Interaktions-Tool bewährt. Für den ersten Austausch untereinander drehten sich die Teilnehmer*innen in der queststadt zu ihrem Nebenmann oder der Nebenfrau um; die Remote-Teilnehmer*innen wurden nach Standort in Breakout-Räume „verschoben“.

• • Für das Impromptu Networking, eine bewährte Methode aus den Liberating Structures für einen schnellen Austausch in unterschiedlichen Konstellationen, wechselten alle Teilnehmenden – auch diejenigen vor Ort – in ein Remote-Setting mit eigenem Laptop und Headset. Dafür haben wir in der queststadt zum Glück ausreichend Platz. Dieser Wechsel dauerte durch verschiedene technische Hindernisse sehr viel länger als gedacht und geplant. Erst nach etwa 20 Minuten waren alle bereit für das einstündige Impromptu Networking. Für das nächste Mal wissen wir: Hier braucht es eine längere Umbaupause oder Laptops und Arbeitsplätze müssen schon vor dem offiziellen Start des Workshops einsatzbereit sein.

• • Nach einer Mittagspause erarbeiteten wir in zwei parallelen Conversation Cafés (eine unserer Lieblinsmethoden für strukturierte Gespräche in mittelgroßen Gruppen) Themen, an denen das Team arbeiten möchte, um Zusammenarbeit und Zusammenhalt zu stärken. Dank zweier Meeting Owls und zweier Fernseher diskutierten in beiden Conversation Cafés sowohl Teilnehmer*innen vor Ort als auch zugeschaltet via Zoom.

• • Die Blitzlichtrunde des Conversation Cafés fand nach einer kurzen Rückkehr-Pause wieder in der großen Runde im Halbkreis statt, damit alle Teammitglieder alle Schlussbemerkungen der anderen hören konnten. Durch die minimierte Darstellung des Halbkreises über der Meeting Owl fiel uns schnell auf, dass die „Popcorn-Methode“, das gegenseitige Drannehmen, hybrid nicht einwandfrei funktioniert. Die Namensschilder waren für Remote-Teilnehmer*innen nicht erkennbar, und auch die Reihenfolge derjenigen, die noch nicht gesprochen hatten, war als Remote-Teilnehmer*in schwer zu verfolgen.

• Zum Check-Out nutzten wir wieder Mentimeter, was über alle Einsatzzwecke hinweg gut ankam und das Sammeln von Wortmeldungen, Gedanken und Ideen in hybriden Situationen sehr vereinfachte.

Es war alles vorbereitet. Die Technik stand, der Ablauf stand, doch dann kamen Herr Husten und Frau Schnupfen. Annegret hatte sich erkältet und an eine Moderation vor Ort war nicht mehr zu denken. Kurzfristiger Ersatz, was bei unserem Team glücklicherweise oft möglich ist, diesmal leider nicht möglich. Also hieß es umplanen! Aus der Tandem-Moderation vor Ort wurde innerhalb weniger Stunden eine hybride Moderation: mit  Hauptmoderation aus dem Homeoffice und Co-Moderation vor Ort. Diese Notlösung erwies sich als Glücksfall. Durch dieses Set-up hatten nicht nur die Teammitglieder vor Ort in Darmstadt, sondern auch die Teammitglieder, die remote zugeschaltet waren, eine Ansprechpartnerin. Auch die Aufmerksamkeit der Teilnehmer*innen vor Ort zu gewinnen, war sehr viel leichter. Erstaunlich, wie schnell eine laute klare Stimme über einen Lautsprecher aus Gemurmel Schweigen macht!

Die Vorbereitung eines hybriden Workshops ist aufwendig und nicht zu unterschätzen. Es müssen stets zwei individuelle Stränge (vor Ort und remote) gedacht, geplant und miteinander synchronisiert werden.
Die Aufteilung der Workshop-Moderation in Remote und Vor-Ort, war mehr als eine Notlösung. Auf dieser Erfahrung haben wir nur wenige Tage später bereits für eine andere Veranstaltung aufgebaut – mit den selben positiven Ergebnissen: Eine Moderation, die von außen zugeschaltet wird, kann auch 30 Menschen in einem großen Raum gut anleiten – wenn die Co-Moderation vor Ort rechtzeitig die Lautstärke hochdreht. 
Der Workshop hat dank vieler Austauschformate zu eine Stärkung des Teamgefühls beigetragen. Das zeigt nicht zuletzt das anonyme Feedback zum Workshop. Top-Antwort auf die Frage „What do you take away from the workshop?“: „Teamspirit!“ Neben unseren Learnings hat uns vor allem das Learning einer Teilnehmer*in gefreut: „I am not alone in my struggles. My team experiences them too and I can fall back on them should I need to.“ Teambuilding geht auch hybrid.