VON Tobias Reitz ZU New Work | 15.05.2022
SCHLAGWÖRTER

Der Fokustag bei HEAG mobilo

„Ich freue mich montags auf die Arbeit“

Andere Firmen haben auch schöne Schontage. Maren Kraft und das Team Innovationsmanagement der HEAG mobilo treiben verstreut im ganzen Unternehmen die Zukunft von Mobilität und Arbeit voran. Nur montags bleiben sie unter sich. Da ist ihr Fokustag – und der ist längst unverhandelbar! Warum, erzählt Maren im Interview.

Das Unternehmen:
HEAG mobilo GmbH, Verkehrsunternehmen aus Darmstadt mit ca. 800 Mitarbeiter*innen

Das Team:
Gestartet 2019 als Stabstelle Innovation und Projektmanagement umfasst die Abteilung Innovationsmanagement heute 7 Personen, jeweils 5-6 Personen nehmen montags am Fokustag teil. Maren Kraft ist eine von ihnen.

Der Fokustag im Überblick:
  • Check-in: Wie war das Wochenende? Was lief letzte Woche gut oder schlecht? Wechselnde Bonusfrage
  • Projekt-Updates I: Was gibt’s Neues bei den abteilungsübergreifenden Projekten?
  • Projekt-Updates II: Was gibt’s Neues bei den internen Projekten und Themen?
  • News Time: Was gibt’s Neues im Unternehmen? Die Abteilungsleitung berichtet.
  • Wochen-Orga: Wer ist wann da? Von wo wird gearbeitet? Hat jemand Geburtstag?
  • Wetterbericht: Wer braucht Unterstützung? Wer kann Unterstützung anbieten?
  • Alle zwei Wochen: Gemischte Themen und Sparrings
  • Alle zwei Wochen: Teamsprint-Planung für 14 Tage
  • Session-Slot: für große interne Themen
  • Mittagspause
  • Speedback: Je zwei Personen geben sich gegenseitig Feedback
  • 30-Minuten-Session
  • Energizer
  • 45-Minuten-Session
  • 60-Minuten-Session
  • Sessionplanung für die Folgewoche
Warum habt ihr den Fokustag eingeführt?

„2019 als sich unser Team neu gründete, begleitete quäntchen + glück das Onboarding und ist seitdem regelmäßiger Sparrings- und Projektpartner. Den Schontag kannten und beneideten wir also von Beginn an, hatten aber lange Hemmungen, uns einen ganzen Tag für uns als Team zu nehmen. In unseren Anfangszeiten hatten wir verschiedene große Projekte im Unternehmen zu managen, dazu kamen zunehmend eigene Projekte, für die uns jedoch die Zeit fehlte.

Unseren ersten Schontag haben wir schließlich im Zuge der Jahresplanung 2021 geplant. Wir wollten endlich unsere internen Themen besser vorantreiben, endlich einen Tag, den wir besser verteidigen können. Zudem war 2021 ja schon Corona. Wir mussten mehr organisieren und abstimmen. Und uns war klar, dass wir mehr Teampflege betreiben mussten, da wir uns ja nicht mehr täglich sahen.“

Was waren die größten Hindernisse bei der Einführung?

„Die Einführung selbst war kein großes Problem. Wir haben einfach den Termin geblockt und verschiedene wöchentliche Meetings auf den Montag gezogen. Nur das Wort Schontag führte in anderen Abteilungen zu Verwirrung. Deshalb haben wir ihn in Fokustag umbenannt.“

Was waren die wichtigsten Veränderungen seit es den Fokustag gibt?

„Am Anfang haben wir am Ende eines jeden Fokustags eine Retro gemacht. Wir haben gefragt, was gut und was schlecht lief und immer wieder kleine Anpassungen vorgenommen. Bis wir richtig gut eingependelt waren, hat es etwa ein halbes Jahr gedauert.

Die wichtigsten Veränderung war ein Tool-Wechsel: Am Anfang haben wir Microsoft Planner verwendet, um den Tag zu strukturieren, heute nutzen wir Miro und das hilft uns sehr. Weitergebracht haben uns auch die sich wöchentlich abwechselnden Schwerpunkte am Nachmittag.“

Wo hakt es heute noch?

„Aktuell hakt es nirgendwo. Aber wenn wir merken, da müssen wir ran, packen wir’s an!“

Was hat sich durch den Fokustag in eurer Zusammenarbeit verbessert?

„Der Fokustag ist etwas ganz anderes als ein Meeting. Wir arbeiten sehr verstreut im Unternehmen. Am Fokustag haben wir die Gelegenheit, als ganzes Team zusammenzukommen. Das ist gut für den Zusammenhalt und war insbesondere wertvoll, als neue Kolleg*innen zum Team dazugestoßen sind. Zudem sind wir als Team gut organisiert und haben montags alles abgestimmt, was in der Woche wichtig ist. Und wir können guten Gewissens unsere Themen priorisieren und vorantreiben.“

Präsenz, remote, hybrid – wie plant ihr euren Schontag in Zukunft?

„Schon allein, weil wir nicht für alle Teammitglieder Arbeitsplätze haben, werden wir nie an den Punkt kommen, dass wir am Fokustag alle im Büro sein können. Wir haben den Fokustag aber schon hybrid gemacht und das hat dank großem Screen mit Kamera und Mikro gut geklappt. Wir sind uns einig: Der Fokustag wird grundsätzlich ein digitales Format bleiben, das im Zweifel auch hybrid funktioniert.“

Wie wäre es, wenn der Fokustag plötzlich wieder wegfallen würde?

„Das ist unvorstellbar. Das ist nicht nur der Tag, an dem wir uns organisieren. Das ist einfach ein schöner Wochenstart. Ich freue mich montags auf die Arbeit. Insbesondere während Corona hätten wir ohne den Fokustag etwas verloren. Deshalb steht längst fest: Der Montag ist nicht verhandelbar. Da kommen uns keine anderen Termine rein!“

Was würdest du anderen Teams raten, die einen Fokustag einführen wollen?

„Probiert es einfach aus! Es hilft, sich den grundsätzlichen Ablauf bei quäntchen + glück abzuschauen und dann die eigenen Formate zu integrieren. Und dann heißt es: iterieren, iterieren, iterieren!“

Tobias Reitz

Über den Autor

Tobias Reitz

Tobi ist Diplom-Online-Journalist, stolzer Papa und war vor elf-komma-ebbes Jahren Mitgründer von quäntchen + glück. Seitdem hat er nie das Unternehmen, wohl aber seine Jobs gewechselt. Erst entwickelte er Content- und Social-Media-Strategien, dann konzipierte er Websites, heute moderiert er Workshops – am liebsten Design Sprints – und begleitet Veränderungsprozesse. „Challenge the Status Quo“, steht auf einem seiner T-Shirts. Und das macht Tobi: mit seinen Kunden, mit quäntchen + glück und mit seinem Leben. Die neueste Challenge: Für den „Summer of Pioneers“ ist er mit Anna und den Kids aus dem urbanen Rhein-Main-Gebiet ins ländliche Nordhessen gezogen: sechs Monate Co-Living und Co-Working in Fachwerkidylle – auf der Suche nach der Zukunft von Land und Leben. Nur eines wird sich wohl nie ändern: Tobi gibt’s nur mit Batschkapp‘ auf dem Kreativkopf.

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